Translate

Sabtu, 14 Juli 2012

Cara Menggunakan Data Validation

Pernah kah anda diminta untuk membuat sebuah form isian di excel? Misalkan seperti gambar dibawah:
KE_Data_Validation_01
Dan saat anda meminta orang lain mengisi form isian tersebut, mereka banyak melakukan kesalahan pengisian?
Kemudian anda bertanya, ada gak sih fasilitas di Excel agar sebuah form isian memiliki proses pengecekan terhadap isi yang ditulis?
Jawabannya: ADA!
Ya.. Fasilitas tersebut bernama "Data Validation".
Data Validation akan selalu memeriksa tulisan yang diinput pada sebuah cell dan akan memberikan perigatan jika ada kesalahan input.
Tentu saja, aturan inputannya kita yang menentukan melalui settingan.
Bagaimana cara melakukan setting Data Validation?
Hmm... Kalo gitu, ikutan langkah-langkah berikut ya.. Pokoknya ikutin aja.. Jangan ngedumel.. OK..

Langkah pertama
Buat form isian dulu.
Biar gampang, ikutin saja contoh gambar dibawah.
KE_Data_Validation_03
Langkah kedua
Kita akan membuat aturan dimasing-masing cell inputan. Kita buat pada inputan pertama dulu ya.
Seperti pada gambar diatas, select Cell C4(Catatan: Pokoknya, formnya harus sama persis diatas ya.. Biar sinkron..).
Langkah ketiga
Pada Tab Data, klik Menu Data Validation.
KE_Data_Validation_02
Langkah keempat
Akan muncul sebuah window untuk melakukan setting. Di-window inilah kita menentukan aturan terhadap cell yang kita pilih yaitu Cell C4.
KE_Data_Validation_04
Coba pilih Tab Setting. Selanjutnya pilih Text length.
Artinya, Cell C4 ini, akan kita buat aturan terhadap jumlah karakter yang boleh di-inputkan didalamnya.
Untuk contoh, kita pilih Less Than. Dan nilai maksimumnya adalah 20. Artinya, jumlah karakter yang boleh di-inputkan ke dalam Cell C4 paling banyak (maksimum) 20 karakter saja.
KE_Data_Validation_05
Selanjutnya, pada Tab Message, kita tulis petunjuk aturan pengisian.
KE_Data_Validation_06
Dan pada Tab Alert, kita tulisa peringatan jika isi menyalahi aturan.
Dan klik OK.
Langkah kelima
Coba kita lakukan pengetesan. Berfungsi tidak Data Validation kita?
Coba pilih Cell C4.
KE_Data_Validation_07
Jika sukses, saat kita meng-aktifkan/memilih Cell C4, maka akan muncul sebuah petunjuk aturan inputan seperti pada gambar diatas.
Dan, cobalah isi dengan karakter sebanyak lebih dari 20 karakter.
KE_Data_Validation_08
Jika sukses, maka akan muncul sebuah peringatan bahwa jumlah karakter melebihi aturan. Persis seperti yang kita tulis tadi.
So.. Untuk inputan pertama (Cell C4), kita sudah sukses.
Langkah Keenam
Sekarang, kita lanjut ke isian berikutnya, yaitu Cell C5.
Pada Cell C5 ini, jika sesuai dengan contoh maka kita ingin membuat isian tentang Jenis Kelamin.
Tentu kita ingin, pengisi form hanya mengisi satu dari dua pilihan.
Laki-laki
Perempuan
Mohon maaf, banci gak masuk nominasi disini.. Yah..
Dan pastinya, lebih mudah jika kita bisa memberikan sejenis pilihan untuk pengisi form. Dan pengisi form tinggal memilih saja. Misalkan, jika kita klik cell, maka akan muncul dropdown untuk dipilih. Bisakah?
Tentu bisa!
Caranya, select Cell C5, kemudian lakukan seperti langkah ketiga (Klik Menu Data Validation).
Saat window setting muncul, Pada Tab Setting, pilih List.
KE_Data_Validation_09
Pada bagian Source, pilih cell yang akan kita jadikan tempat menyimpan data pilihan. Apa itu?
Yah, untuk sementara ini, ikuti saja contoh pada gambar diatas. Pilih B13:B14.
Ingat-ingat ya.. B13:B14 !
Sedangkan pada Tab lainnya (Input Message dan Alert), lakukan setting seperti pada langkah-langkah sebelumnya.
Dan Klik OK.
Selanjutnya, pada Cell B13, tulis kata Laki-laki. Sedangkan pada Cell B14 tulis kata Perempuan.
KE_Data_Validation_11
Nah.. Isian Jenis Kelamin sudah kita buatkan aturan penginputannya.
Langkah Ketujuh
Saatnya mencoba Data Validation pada Isian Jenis Kelamin.
Jika anda pilih Cell C5, maka akan muncul petunjuk pengisian (sesuai yang anda tuliskan) dan juga tanda panah kebawah pada ujung cell.
KE_Data_Validation_12
Dan jika kita klik tanda panah kebawah pada ujung cell, maka akan muncul dropdown yang berisi pilihan yang tadi kita ketik pada Cell B13 dan B14.
KE_Data_Validation_13
Dan pengisi form, tinggal memilih salah satunya.
Nah.. Begitulah cara menggunakan Data Validation.
Semoga tutorial ini membantu anda.
Loh.. Kan masih ada isian yang lain seperti Tempat Lahir, Tanggal Lahir dan Pekerjaan. Kok gak dibahas?????
Aduuuh.. Kan sama aja dengan yang sebelum-sebelumnya.
Pokoknya, ikutan aja langkah-langkah yang sudah dijelasin tadi. OK..
Oya, selain Text Length dan List, masih ada beberapa pilihan Data Validation.
KE_Data_Validation_10
Silahkan dipilih yang sesuai dengan kebutuhan anda.
Ok, sampai disini.
Jika ada pertanyaan, silahkan lewat komentar.
Dan jika ada request tutorial lainnya, gunakan forum.
Seeee yaaaaa... Laughing
Ada yang bertanya, bagaimana kalo validation untuk Date?
Untuk Date, pilih Data Validation "Date".
Setelah itum pilih scope tanggalnya (batasan tanggalnya). Apakah antara 2 tanggal tertentu (Betwee), apakah tanggal lebih besar dari tanggal tertentu (greater than), apakah tanggal lebih kecil dari tanggal tertentu (less than) atau apakah tanggal harus berisi tanggal tertentu (equal to)?
Selanjutnya, isi tanggal pembatas dengan format tanggal sesuai format komputernya.
Lihat gambar berikut:
KE_Data_Validation_Add_01
Setelah itu Klik OK.
Settingan TAB yang lainnya, sama dengan yang sebelumnya.
selamat mencoba...

2 komentar: